お客様の事例
ケアステーションはれた様
訪問記録と請求書類の下書きを、AIで作成。
訪問の記録と介護報酬の請求書類を、毎月手作業で作っていました。今は訪問実績とメモからAIが下書きし、スタッフは内容を確かめて直すだけになりました。
対象業務：訪問介護の記録・請求・書類管理
課題
記録と請求の事務が、月末に集中していた
訪問記録の整理や介護保険の請求処理に、繰り返し手作業が発生していました。利用者ごとに書類や提出期限も異なり、慣れたスタッフに確認作業が偏っていました。
実施したこと
下書き作成をAIに任せ、書類の管理方法も整理
材料をそろえる
訪問実績データと、訪問時のメモや音声入力を集めます。
AIが下書きを作る
介護給付費の請求書類と、訪問記録の下書きをAIが作成します。
担当者が確認して仕上げる
スタッフが内容を確認し、書類の種類・提出先・提出期限をまとめて管理します。
請求書類の下書きを作る
訪問実績データをもとに、AIが介護給付費の請求書類を下書き。スタッフが内容を確認します。
訪問メモを記録にまとめる
訪問時のメモや音声入力から、AIが訪問記録の下書きを作成。担当者が確認する流れにしました。
書類と期限を一元管理
利用者ごとに、書類の種類・提出先・提出期限をひとまとめにして管理できるようにしました。
事務処理の手順をそろえる
担当者によって進め方が変わらないよう、事務処理の手順を整理してマニュアルにまとめました。
改善したこと
入力・転記の負担を減らし、月末の事務を分散
- 訪問記録を入力・転記する負担を軽減しました。
- 書類と締め切りをまとめて管理し、月末に集中する事務作業を分散しました。
以前
- 記録と請求の書類を手作業で作成
- 利用者ごとに違う書類と提出期限
- 慣れたスタッフに確認が集中
いま
- AIの下書きをスタッフが確認
- 書類・提出先・期限をまとめて管理
- 手順をそろえて担当者で分担