予約が複数の場所に分かれる
電話、フォーム、LINE、紙の台帳、カレンダーが分かれ、空き状況の確認に時間がかかる。
予約システム構築
予約も変更も、
現場で確認しやすく。
予約枠、スタッフ、設備、所要時間、変更履歴をまとめて確認。自動で確定しすぎず、重なりや例外を担当者が見て判断できる予約管理の画面をつくります。
店舗、教室、施設、相談枠など、予約の取り方に合わせて整理します。
予約管理 / スタッフ別の予定
9月14日（月）予約 4件 / 空き 4枠
| 時間 | 担当A | 担当B |
|---|---|---|
| 9:00 | 予約A予約済み | 空き枠 |
| 10:00 | 空き枠 | 予約B予約済み |
| 11:00 | 予約C予約済み | 空き枠 |
| 13:00 | 空き枠 | 予約D予約済み |
■ 予約済み□ 空き枠
誰が、いつ空いているかを確認。予約受付・変更・キャンセルをひとつの画面で管理。
よくある課題
予約表だけでは、例外対応が追いにくい。
通常の空き枠だけでなく、変更、キャンセル、担当者調整まで見えるようにします。
スタッフや設備の重なりが起きる
部屋、機材、担当者の予定を別々に見ていて、確定後に調整が必要になる。
変更履歴を追いにくい
日時変更、キャンセル、再予約、連絡済みかどうかが残らず、担当者間で確認が増える。
今のまま
- 予約が電話・フォーム・LINE・紙の台帳に分かれている
- スタッフと設備の予定を別々に見て、確定後に調整
- 変更・キャンセル・連絡済みかどうかが残らない
仕組みを入れると
- 日別・担当者別・設備別の空き状況をひとつの画面に
- 人と部屋の重なりを受付の時点で確認できる
- 変更履歴と連絡済み・未確認を記録して追える
つくれること
予約枠・人・設備を一緒に見る。
受付から確定、変更、案内まで、どこを自動化し、どこを人が確認するかを決めます。
- 日別・担当者別・設備別の空き状況カレンダー
- 予約受付、仮押さえ、確定、変更、キャンセルの状態管理
- スタッフ、部屋、機材、所要時間の重なりチェック
- 変更履歴、連絡済み、未確認、例外対応メモの記録
- 予約前日の確認、担当者への通知、一覧出力
具体的な入力と表示
予約の単位、所要時間、例外ルールを確認し、担当者が迷わない画面にします。
仮受付の確認例
人と部屋、両方の空きを確認
9月20日14時から60分。スタッフ1名と部屋1室を使う予約を受け付けた場合。
- スタッフ
- 14:00〜15:00 空きあり
- 部屋
- 部屋1に空きあり
- 受付状態
- 仮受付・担当者が最終確認
条件を確認して予約確定。日時を変えた場合も履歴を残します。
最初に確認する資料
- 現在の予約台帳、カレンダー、受付フォームのサンプル
- メニュー別の所要時間、担当者、設備、部屋の一覧
- よくある変更、キャンセル、例外対応のメモ
確認したいこと
予約システムのFAQ
予約をすべて自動確定できますか？
業務によります。重なりや条件が単純な予約は自動化しやすい一方、例外が多い場合は仮受付にして担当者が確認する流れを残します。
既存のカレンダーと連携できますか？
連携先の仕様、権限、契約条件によります。連携できる範囲と、手動確認が必要な範囲を先に確認します。
電話予約も残せますか？
残せます。電話で受けた予約を担当者が入力する画面や、フォーム予約と同じ一覧で確認する流れを作れます。
予約の取り方を見ながら、必要な画面を決めます。
いまの受付方法、スタッフや設備の制約、変更が多い場面を共有してください。自動化する部分と、人が確認する部分を分けて設計します。
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