入力項目が現場の言葉と合わない
必須項目、選択肢、メモ欄の使い方が人によって違い、後から集計しにくい。
サブスクアプリの自社カスタマイズ
いつものアプリを、
自社の使い方に。
顧客管理、予約、会計、勤怠、案件管理など、利用中のSaaSや業務アプリを確認。設定変更、権限、連携、補助画面で対応できる範囲を整理し、二重入力や確認漏れを減らします。
外部サービス側のAPI、権限、契約条件でできることを先に確認します。
受付アプリ / 入力項目の設定
自社に合わせた入力項目
- 部署選択式
- 営業部
- 担当者担当を指定
- 担当者A
- 確認状況選択式
- 確認待ち
確認・承認の流れ
受付→担当者確認→手配
| 受付 | 部署 | 状況 |
|---|---|---|
| A001 | 営業部 | 確認待ち |
| A002 | 営業部 | 手配済み |
必要な項目と確認手順を、同じアプリに。利用できる設定・連携機能の範囲で調整。
よくある課題
便利なアプリでも、自社の手順とずれることがある。
新しく作り直す前に、今ある機能と足りない部分を分けます。
承認や確認が別ツールに散らばる
アプリ上の登録、チャットでの確認、Excelの管理表が分かれ、最新状態が分かりにくい。
同じ情報を何度も転記している
顧客、予約、請求、レポートで同じ名前や金額を入力し直している。
今のまま
- 入力項目や選択肢が現場の言葉と合っていない
- 登録はアプリ、確認はチャット、管理表はExcel
- 顧客・予約・請求で同じ情報を入力し直している
仕組みを入れると
- 項目・選択肢・必須条件を自社の言葉に合わせる
- 承認ルートと確認待ちを同じ一覧で追える
- 連携できる範囲はデータを渡し、転記を減らす
調整できること
設定・連携・補助画面を組み合わせる。
アプリ本体を自由に改造できるとは限りません。対応範囲を確認し、無理に作り替えない方法も含めて考えます。
- 入力項目、選択肢、必須条件、表示名の整理
- 部署や担当者ごとの閲覧権限、承認ルート、確認待ち一覧
- CSV、API、Webhook、メール通知など利用可能な連携の確認と実装
- 既存アプリに足りない確認画面、集計画面、出力画面の追加
- アプリへ戻すデータ、戻さず別管理するデータの切り分け
具体的な入力と表示
現在の契約や権限で触れる範囲を確認し、運用に合う形へ寄せます。
確認待ち一覧の例
確認待ちを一覧に。
受付内容に部署と担当者を追加。チャットで確認していた進み具合を、一覧にまとめます。
- 受付A
- 営業部・担当者の確認待ち
- 受付B
- 営業部・手配済み
- 必要な調整
- 部署欄・担当欄・状態の選択肢
今のアプリの設定・連携で、この確認手順を扱えるか確かめます。
最初に確認する資料
- アプリの画面キャプチャ、設定画面、項目一覧
- 現在の運用メモ、承認ルート、権限の分け方
- 転記しているExcelやCSV、出したい集計表のサンプル
確認したいこと
アプリ調整のFAQ
使っているSaaSを何でも変更できますか？
できません。サービス側の設定項目、API、権限、契約条件に左右されます。変更できる範囲と、補助画面で補う範囲を分けて検討します。
新しいシステムを作るべきか判断できますか？
判断できます。設定変更で足りること、連携で足りること、新規開発が必要なことを分け、先に小さく試せる案を出します。
管理者権限がなくても相談できますか？
相談はできます。実装に必要な権限や契約変更がある場合は、事前に確認項目として整理します。
今のアプリを見ながら、できる範囲を整理します。
画面、項目、転記している表を見せてください。設定で直せるか、連携で足りるか、小さな追加開発が必要かを一緒に確認します。
北摂の中小企業から、よくいただくご相談
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