ケアステーションはれた様｜介護事務の「繰り返し」をAIで自動化。スタッフが利用者と向き合う時間を取り戻した話。
介護の現場では、利用者と向き合う時間こそが本来の仕事です。
しかし実態は、レセプト処理・訪問記録・請求書類など、毎月繰り返し発生する事務作業が
スタッフの時間と体力を大きく消耗させていました。
デジキタはその事務工程にAIを導入し、繰り返し発生する定型業務を自動化する仕組みを構築。
スタッフが利用者と向き合う時間を取り戻しました。
お客様情報
課題：毎月の事務処理が、現場スタッフの大きな負担になっていた
訪問介護事業所では、利用者宅への訪問という「現場業務」と並行して、 膨大な量の事務処理が毎月発生します。 介護報酬の請求に必要なレセプト（介護給付費請求書）の作成・確認・提出をはじめ、 訪問記録の整理、各種書類の作成・管理など、 ひとつひとつは決して難しくない作業でも、その量と締め切りの多さがスタッフを圧迫していました。
「現場で利用者さんのそばにいてあげたい」というスタッフの気持ちとは裏腹に、 デスクに向かう時間が増え続けていたのが実態でした。
| 課題となっていた業務 | 実態 |
|---|---|
| レセプト処理 | 月次で発生する介護給付費の請求書類作成に時間がかかり、月末になるほどスタッフへの負担が集中していた |
| 訪問記録の入力・整理 | 訪問のたびに発生する記録をシステムへ転記・整理する作業が毎日積み重なり、残業の要因になっていた |
| 請求・書類管理 | 利用者ごとに異なる書類の様式・提出先・締め切りの管理が煩雑で、確認作業に工数がかかっていた |
| スタッフの事務負担の偏り | 事務処理に慣れた一部のスタッフに業務が集中し、属人化・負担の不均衡が生じていた |
月末になるたびに、レセプトや書類の締め切りに追われていました。 現場に出た後にデスクワークをこなして、気づいたら深夜——そんな日が続くこともあって。 「この仕事を選んだのは、利用者さんのそばにいたいから」という気持ちと、 実際の働き方がどんどんかけ離れていく感覚がありました。
解決策：定型事務をAIが担い、スタッフは確認・判断に集中する
デジキタが取り組んだのは、繰り返し発生する介護事務の定型工程をAIで自動化し、 スタッフの作業を「確認・修正・判断」だけに絞り込む仕組みの構築です。 毎回ゼロから手作業でこなしていた業務を、AIが処理した上で人が確認するフローに変えることで、 事務にかかる時間を大幅に削減しました。
訪問実績データをもとに、介護給付費請求書類の下書きをAIが自動で生成。スタッフは内容の確認・修正だけで提出できる状態に。月末の繁忙を大幅に緩和しました。
訪問時のメモや音声入力をもとに、記録の下書きを自動生成する仕組みを導入。毎日の転記・整理にかかっていた工数を削減し、スタッフが退勤後に持ち越す作業を減らしました。
利用者ごとに異なる書類の種類・提出先・期限をシステムで一元管理。「誰が・何を・いつまでに」が一目でわかる状態にし、確認漏れや属人化によるミスを防ぎました。
AI自動化と合わせて、事務処理の手順を標準化・マニュアル化。特定のスタッフに依存しない体制を整え、誰でも同じフローで業務を回せるようにしました。
Before / After
- レセプト作成を毎月手作業でこなしていた
- 月末に事務処理が集中し、残業が常態化していた
- 訪問記録の転記・整理に毎日時間がかかっていた
- 書類管理が属人化し、特定スタッフへ負担が偏っていた
- 現場（利用者対応）に充てる時間が圧迫されていた
- AIがレセプトの下書きを自動生成、確認だけで提出できる
- 月末の事務集中が緩和され、残業が削減された
- 訪問記録の入力補助で日々の転記工数が大幅に減少した
- 書類・締め切りの一元管理で誰でも対応できる体制に
- スタッフが利用者と向き合う時間を取り戻せた
お客様の声
レセプトや書類の作業が減ったことで、月末の「あの重さ」がなくなりました。 以前はその時期になると事務所に残るスタッフが増えて、現場の雰囲気まで影響が出ていたんです。 今は月末でも普通に退勤できるようになって、スタッフの表情が変わったと感じています。
訪問記録の入力も、以前より格段に楽になりました。 記録を後回しにしなくて済むようになったことで、 ケアの内容をちゃんと振り返る時間が生まれた気がします。 介護の仕事の本質に近づけているような感覚があります。
担当者コメント
介護業界の事務負担の重さは、離職率の高さや人手不足と深く結びついています。 「現場に出たいのに、事務から離れられない」という構造的な問題は、 現場スタッフのモチベーションと直結する切実な課題です。
AIが最も力を発揮するのは、「毎回同じ形式で、繰り返し発生する処理」です。 レセプトや訪問記録のような定型業務はその典型であり、 AIによる下書き生成・自動集計・締め切り管理の仕組み化によって、 スタッフの作業量を大幅に削減できます。
ケアステーションはれた様の現場では、AI導入を通じてスタッフが「介護の本来の仕事」に向き合える時間が増えました。 今後もスタッフの働きやすさと利用者へのサービス品質を同時に高める取り組みを、 引き続き一緒に進めていきたいと思っています。
介護・医療事務のAI自動化、まずはご相談ください
「レセプト処理や書類作成の工数を減らしたい」「月末の事務集中をなんとかしたい」「スタッフが現場に集中できる環境を整えたい」そんな課題をお持ちの事業所様は、まずは無料相談をご利用ください。強引な売り込みは一切しません。
- レセプト・請求書類の作成に毎月多くの時間を取られている
- 訪問記録の入力・整理が負担になっており、残業が続いている
- 事務処理が属人化しており、特定スタッフへ負担が偏っている
- AI・システムで業務を効率化したいが、何から始めればよいか分からない